近年、さまざまな企業がビジネスにウェビナーを活用し始めました。ウェビナーには、通常のセミナーにはないさまざまなメリットがあり、リード獲得やナーチャリングなどさまざまな目的に活用できます。本記事では、ウェビナーの概要やメリット・デメリット、開催までの流れを解説します。
ウェビナーとは
ウェビナーとは、「ウェブ」と「セミナー」を組み合わせた造語です。インターネットを介してオンライン配信されるタイプのセミナーで、企業の製品やサービスの紹介、ノウハウの講義などさまざまなシーンで活用されています。 ウェビナーの配信方式としては、リアルタイム配信と録画配信の2つが挙げられます。
前者はリアルタイムで配信されるセミナーで、主催者と参加者がチャットなどでやり取りしつつ進んでいくケースも少なくありません。後者は、あらかじめ録画しておいたコンテンツを配信するスタイルです。 新たなマーケティング手法としても、ウェビナーは注目を集めています。遠方の方でも容易に参加できることから高い集客効果が期待でき、参加者と良好な関係を築きやすいのもメリットです。
ウェビナーのメリット
ウェビナーのメリットとして、場所を問わず開催できる点が挙げられます。また、会場を借りて開催するセミナーに比べてコストを抑えやすいうえ、参加者へわかりやすく情報を伝えられるのもメリットです。
場所を問わず開催できる
ウェビナーは、インターネットに接続できる環境と端末があれば場所を問わず開催できます。わざわざ物理的な会場を押さえる必要がなく、少ない手間でセミナーを開催できる点が魅力です。 場所を問わないのは参加者も同様です。セミナーへ参加したくても、会場が遠くて足を運べない、といったケースは少なくありません。
オンラインで配信するウェビナーであれば、参加者はどれだけ遠方で暮らしていようと、インターネット接続環境と端末があれば参加できます。 上記の理由から、一度に大勢の方へ情報を発信できる点が大きなメリットです。通常のセミナーでは会場の広さに参加者数が左右されますが、ウェビナーではそれもありません。
コストや手間が抑制できる
ウェビナーの開催に必要なものは少ないため、手軽に始められます。通常のセミナーでは、会場の手配や設営といった手間が発生するため、通常業務に支障をきたすケースも考えられますが、ウェビナーではその心配がありません。 コストを抑制できるのもメリットです。参加者を収容する会場を借りる場合、相応の費用が発生します。また、大規模なセミナーともなれば、別途案内スタッフなどを臨時で雇用することもあるでしょう。
それに対して、オンラインで配信するウェビナーなら、このようなコストが発生しません。 さらに、遠方の方もオンラインで参加できるため、交通費がかかりません。このようにウェビナーは、開催する企業側だけでなく、参加者側にも多大なメリットをもたらします。
わかりやすく情報伝達できる
伝えたいメッセージをわかりやすく伝えられるのもメリットです。ウェビナーは、通常のセミナーに比べてできることが多く、途中で映像コンテンツを流すことも可能です。複雑で理解しにくい内容であっても、画像や映像をうまく活用することで参加者にしっかりと伝わります。 自社製品やサービスを購入してもらうには、メリットや魅力をきちんと理解してもらわなくてはなりません。
ただ、扱っている製品やサービスによっては、言葉やテキストだけではきちんと情報が伝わらない可能性があります。一方、ウェビナーならさまざまなコンテンツを活用した情報発信が可能となるため、参加者に伝えたいことが正しく伝わります。
ウェビナーのデメリット
ウェビナーにはいくつものメリットがある反面、デメリットもあります。配信環境によっては配信がうまくいかない可能性がある、非対面ゆえに参加者の反応を把握しづらい、などが代表的なデメリットです。
配信環境の影響を受ける
オンラインを通じて配信を行うウェビナーは、通信環境や使用している機器の影響を受けるケースが少なくありません。通信が不安定なケースでは、映像や音声が乱れ、参加者が快適に視聴できない可能性があります。あまりにも酷い場合は、中断に追い込まれるかもしれません。 このような事態を招かないよう、本番までにリハーサルを済ませておきましょう。
本番と同じ環境でテスト配信を行い、通信の安定性をチェックしておけば安心です。また、通信状態が突然乱れたとき、どのように対処するのかをあらかじめ決めておくと、いざというときにスムーズな対応ができます。
参加者の反応を感じづらい
ウェビナーは非対面形式で行うセミナーであるため、参加者の反応を感じづらい側面があります。そのため、参加者に内容がきちんと伝わったのかわからない、自社製品に興味を抱いてくれたのか把握できない、といったことが起こり得ます。
双方向でのやり取りが可能なウェビナーであれば、リアルタイムで反応を得ることは可能です。また、ウェビナーとは別の日に、改めてコミュニケーションをとれる機会を設けるのもよいでしょう。
ウェビナーの実施方法
ウェビナーを開催するためには、まず目的や内容などを企画します。目的や内容を明確にしたら、配信に必要な機器ツールなどをそろえて環境を整えましょう。開催日が決まっているのなら集客にも取り組み、本番を終えたあとは参加者へのフォローもきちんと行わなくてはなりません。
企画
企画のフェーズでは、「何を目的にウェビナーを開催するのか」を決めます。たとえば、リードの獲得や育成、認知度の向上、商品の販売などが考えられます。
目的が決まったら、次はターゲットを設定しましょう。設定するターゲットによって、配信すべき情報が変わります。最終的な目的とターゲットから、配信する内容を詰めていきましょう。
準備
ウェビナーの開催に必要なツールや機材などを準備するフェーズです。ウェビナーの開催に必要なのは、インターネット回線とPC、マイク、カメラなどが挙げられます。そのほか、スタンドライトがあれば話している方の表情を明るく見せられます。 また、ウェビナーツールを導入するのもよいでしょう。
ウェビナーツールの選び方
ツール選定にあたり最も重要なことは「何のためにウェビナーを開催するのか」という目的を明確にすることです。 見込み顧客獲得や、顧客とのコミュニケーション強化、既存のリアルセミナーの代用としてウェビナーで課金するのかなど、それぞれの目的によって必要な機能も変わります。
配信ツールには基本的な配信機能のほか、録画機能、ユーザー管理、カレンダーやチャットなど、外部アプリとの連携機能などがあります。シンプルに配信だけを行う場合は、配信機能のみを備えているツールがおすすめです。操作も簡単で誰にでもすぐに利用できます。
その反面チャット機能がついていないなど、視聴者からの質問に答えられないといったデメリットもあります。 機能が豊富なツールはチャットやアンケートなど、一方的になりがちなウェビナーにコミュニケーション機能を加えてくれ、リアルタイムでセミナーを聴いているのと同じ感覚で視聴できます。
しかし機能が豊富な分、操作も複雑になり、操作ミスや使いこなせるまでに時間がかかる、などのデメリットも生じます。 視聴ログもどこまで把握できるか事前に確認しておく必要があります。目的を明確にして必要な機能を洗い出し、自社に必要なサービスを提供しているかをチェックしましょう。
ツールによっては配信人数が一定数を超えると追加料金がかかる場合や、ウェビナー配信はオプション料金になるなど課金体系も様々です。導入検討前に、自社の課題や目的に必要な機能をモレなくリストアップしましょう。
また、自社でWeb会議ツールを利用しているのなら、ウェビナーへの転用が可能です。 これらの準備に加え、本番までには運営チームを作り、当日どのように進行するのかなども決めなくてはなりません。
集客
ウェビナー開催の旨を知ってもらう必要があるため、積極的に集客を行いましょう。自社サイトにウェビナーの日程を掲載しているだけでは不十分です。さまざまな媒体を利用して参加者を募りましょう。 メールやLINE、SNS、Web広告などを用いた集客は有効です。
SNSでウェビナー情報を発信し、より詳しい情報を掲載した自社サイトへ誘導するのもひとつの手です。デジタルの集客手法だけでなく、ダイレクトメールのようなアナログ手法も利用してみましょう。
開催
事前に作成した流れに従って進行しましょう。本番では予期せぬトラブルが起きる可能性もあります。あらかじめトラブルを想定し、対応できる体制を整えておけば安心して臨めます。
開催後には、参加者へのお礼メール送信やアンケートのお願いなどを忘れないようにしましょう。次回のウェビナー開催日が決まっているのなら、お礼メールに記載するのも効果的です。
ウェビナーの強みを上手に活かす
さまざまな目的に利用できるウェビナーは、コストや手間を抑えて開催でき、しかも参加者へわかりやすく情報を伝えられるメリットがあります。
その一方で、通信環境によって映像や音声が影響を受ける可能性があるほか、参加者のリアクションを感じにくいデメリットがあります。メリットとデメリットを正しく理解したうえで、開催を検討してみましょう。
