新型コロナウイルスの感染拡大やインターネット環境整備などの影響で、オンラインセミナーの需要が高まっています。
しかし、いざセミナーを主催するとなっても注意すべき点や意識すべき点、気をつけるべき点などは多くあり、初めてセミナーを開催する担当者の方はお悩みのことでしょう。
そこで本記事では、オンラインセミナーにおける最低限のマナーや、実施における問題点と対策、具体的に気をつけるべきことなどについて解説します。
オンラインセミナー（ウェビナー）とは？
オンラインセミナー（ウェビナー）とは、Web環境を用いて行われるセミナーのことを指します。セミナー参加者はパソコンやスマートフォン、タブレットなどの端末を用いて視聴可能です。
昨今のインターネット環境の充実や、新型コロナウイルスによるテレワーク需要の拡大などにより普及した、新しい形のセミナーです。このオンラインセミナーの代表的なメリットは、コスト削減と集客力向上です。
具体的なコストとしては、主に会場料や人件費を削減可能です。従来型のセミナーの場合、会場をレンタルし、かつ運営するための人件費が多く必要でした。しかし、オンラインで行う場合、これらの準備が最小限で済みます。
集客力の向上としては、これまでは地理的・時間的な条件で来られなかった人にもアプローチできるため、より幅広い人々を集客できます。
オンラインセミナー開催で気をつけるべき2つのマナー
従来のセミナーよりも気軽に主催できるようになったオンラインセミナーですが、より気をつけなければならないマナーも存在します。ここでは、オンラインセミナーで気をつけるべき2つのマナーについて解説します。
身だしなみを整える
まず重要なのは、身だしなみを整えることです。画面だけで印象が決まってしまうオンラインセミナーの場合、対面で接するよりもさらに注意して整える必要があります。不快感を与えないように、清潔感のある服装や整髪などに気を配ることが重要です。
男性の場合は髭の剃り残しが多い傾向にあるため、いつもより念入りに手入れするようにします。女性の場合は、シャツやブラウスなどを「ビジネススタイルだとはっきりわかるもの」を選ぶ必要があります。素材感など細かいディテールは伝わらないため、一見してビジネス用の衣装であると認知してもらわなくてはなりません
背景まで気を配る
もう1つ重要なのが、背景についても気を配ることです。
背景に生活感のあるものが映り込まないよう、白い壁を背景にするなどの対策が求められます。室内干ししている洗濯物やタオルなどが映ってしまうと、途端に生活感が生まれ、ビジネスとかけはなれたイメージを与えてしまいます。
バーチャル背景を利用するなどして、ビジネスライクな雰囲気を醸し出すこともおすすめです。ただしこの場合でも、機材の不調などで実背景が映り込む可能性があるため、万が一映っても問題がないように整えておく必要があります。
ほかにも、免許証や契約書などの資料が机の上に出しっぱなしになっていたりしないよう、重々注意してください。
オンラインセミナーにありがちな失敗とその対策
ここでは実際にオンラインセミナーを行うにあたり、よくある失敗とその対策について解説します。頻出するトラブルなので、セミナーを行う前に認識しておくことで、事前に対策可能です。ここでは、代表的な3つのポイントに絞って解説します。
回線・機材のトラブル
最初に紹介したいのが回線や機材のトラブルです。具体的には配信が途絶えたり、映像が乱れたり、音量が小さくなったりといった問題が挙げられます。1度くらいの失敗なら大きな問題にはなりませんが、繰り返しトラブルを起こしてしまうと準備を怠っているという印象を与えます。
対策としては、事前にツールや機材のチェックを行うことが重要です。配信する前に周辺機材すべてを動かしてチェックしたり、当日は専任のチェック担当者を配置したりするなどが挙げられます。これでも解決しないような場合は、インターネット回線に問題が生じている可能性もあるため、変更を検討しましょう。
離脱者の増加
2つ目のトラブルは、離脱者の増加です。対面式のセミナーと異なり、主催者が参加者の反応を把握しにくいのがオンラインセミナーの特徴です。参加者側は気軽に入退室できるというメリットがある一方で、主催者側としてはセミナー参加者の集中力持続に配慮したり、そのための環境構築を求められたりする、といった課題があります。離脱者が続出してしまうと、セミナーとしてのまとまりがなくなるため、対策は必須です。
具体的な対策としては、適切なタイミングで休憩を入れたり、内容が難しい箇所についてはその都度質疑応答を取り入れたりなどが挙げられます。一方通行になりがちなセミナーでは、双方向型のコミュニケーションをうまく活用することで、全体のまとまりが飛躍的に向上します。
集客がうまくいかない
最後は集客に苦戦するパターンです。これはオンライン・オフライン同様ですが、単純に参加者が必要数集まらない、参加予定者が連絡なしに当日来ない、といったトラブルです。
確かに、多くの人が参加するセミナーでは、参加予定者全員が確実に参加することは難しいでしょう。しかし、あまりにも多くの不参加者が出たり、そもそも参加者が集まらなかったりすることは問題です。
こうしたトラブルを回避するためには、事前に広告やSNS、メルマガ、自社サイトなどでの告知を通してPRし、内容が魅力的であることを伝える必要があります。また、悪気なく予定を忘れている参加者も一定数いるため、開催前にリマインドを送るなどで対策することが重要です。
オンラインセミナー開催で気をつけたいこと
オンラインセミナーにおける問題と対策について解説してきましたが、それらの内容を踏まえ、オンラインセミナー開催において気をつけたいことを説明します。代表的な内容を3つ挙げて解説するので、取り入れてみましょう。
参加者が理解できるよう工夫する
よいセミナーにするためには、参加者との双方向のコミュニケーションが必要不可欠です。そのためには参加者が内容を十分に理解し、積極的な姿勢で参加してもらう必要があります。
主催者で取れる方法としては、「話の内容を論理的に構造化する」「結論から先に話す」「より身近な具体例を交えて解説する」などが挙げられます。どんな方法を取るにせよ、一方的な講義のように話すのではなく、参加者にも話に加わってもらいながら進めることで、理解度の向上を測りましょう。
何度も練習を行う
小手先のテクニック以前に、事前に何度もシミュレーションし、主催者側が十分な練習を行うことは必要不可欠です。準備ができていないセミナーは参加者もそのことに気づき、次回以降開催しても参加率は下がってしまう恐れがあります。
ツールの使い方といった基本的なことはもちろん、当日の進行についても話すスピードや間の取り方など、より具体的な練習が必要です。また質疑応答で質問される可能性のある内容を事前に予測・チェックし、対策しておくことも大切です。適切な回答がなければ、参加者は不信感を抱いてしまいます。
セミナー実施後のフォローを欠かさない
最後のポイントとしては、セミナー実施後のアフターフォローです。事前の準備と当日は一生懸命取り組んでいても、実施後のフォローは行われないというセミナーは多くあります。参加者は実施後のフォローによって信用してくれる可能性もあるため、適切なフォローを行いましょう。
具体的には、参加者と当日参加できなかった申込者に対しても連絡を取り、セミナー当日だけに留まらない継続的な関係性の構築に努める必要があります。
事後アンケートや録画映像の配信、要約内容の掲載、セミナーの中で答えられなかった質問に対する回答など、時間をかければ行えるフォローは多くあります。このように事前、当日のみならず、実施後にも適切なフォローを行うことで、継続的に良好な関係が築けるのです。
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オンラインセミナーはコストの削減や集客の向上、気軽に参加できるなど、主催者・参加者双方にメリットのあるセミナー手法です。しかしながら、実際に行うとなると問題点や注意すべき点が多いことも確かです。
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新型コロナウイルスの感染拡大やインターネット環境の高度化などにより、オンラインセミナーの需要は増加しています。集客の向上やコスト削減など、さまざまなメリットがある一方で、実施におけるマナーへの配慮が必要だったり、機材トラブル、離脱者の増加など、トラブルへの対策を求められたりします。
本記事で解説した注意点と対策を参考に、円滑にセミナーを開催できるように取り組まれてください。もし、自身だけでは不安があり、専門家に任せたい場合には、プロ目線で提供してくれるヒューマンセントリックスのサービスがおすすめです。
