デジタル技術の発展によって動画を活用できるシーンが増加しました。動画は他の静的な媒体と異なり、より多くの情報を正確に伝えやすい特徴があります。そのため、動画はコミュニケーション面での活躍が期待されており、多くの企業で導入が進んでいます。本記事では、動画をコミュニケーションに活用するべき理由や導入方法を紹介します。
動画のコミュニケーションツールとしての役割
動画は静止画や文字情報と異なり、視覚と聴覚に働きかけ、よりリアルに情報を伝達できるという特徴があり、データ形式でアップロードすることで、様々なデバイスからアクセス可能なコンテンツです。
複雑なサービスや多機能な商品を扱う際に文章だけでは全てを顧客に伝えることは難しいため、目の前で見せることが最も正確な情報伝達方法です。動画はそういったデモンストレーションを現場で行わず、コンテンツとしてオンライン上で配信ができるため、高いコミュニケーション力を持つツールとして活用可能です。
職場のコミュニケーションツールとして動画を活用するメリット
組織の活性化は経営戦略を促進し、収益の増加において重要な要素となります。社内スタッフの事業に対する意識が経営層とギャップがあると意思疎通が難しくなり、思った以上のパフォーマンスが見込めません。
職場でのコミュニケーション不足を解消するための手段として、動画の活用が挙げられます。動画を情報伝達の道具として活用することで、迅速な意思統一が可能になり、組織活性化に大きく寄与します。
また、動画を活用することで自由に設定した時間にメッセージを配信でき、コミュニケーションを図れるため、教育や研修において人的コストだけでなく、時間も有効活用できるようになります。
誰にでも伝わりやすい
動画の利点として「誰にでも伝わりやすい」ことが挙げられます。テキストによる紙文書と異なり、より多くの情報を伝えられるためイメージしやすく、理解しやすいため、比較的短期間で共通認識を持つことが可能です。また、研修資料や顧客への提案資料、営業資料なども動画を活用することで、具体的なイメージを共有できるため、同じイメージを持ちながら会話することもできます。
静止画に比べて動的なコンテンツは雰囲気や視覚的な訴求が可能な分、文章や画像では表現できない魅力や印象を的確に伝えることもでき、例えばインタビューであれば話し手の印象や人となりも合わせて伝えられます。
隙間時間で閲覧可能
動画にすることで視聴するタイミングを比較的自由に設定できます。時間を選ばないため、対面でのコミュニケーションでは難しかった隙間時間での閲覧が可能です。
あらかじめ動画の視聴時間を確認できるため、動画のボリュームや視聴に必要な時間を事前に把握でき、時間調整がしやすい点も対面との大きな違いです。一時停止も可能なので、視聴者の状況に合わせて途中離脱も簡単に行えます。
コストが削減できる
動画コンテンツは一度制作すればストック型のコンテンツとして常に発信し続けられます。管理に人的コストや時間コストはほとんどかからないため、長期的な視点で見れば紙ベースの資料などと比較すると大幅なコスト削減が実現します。
研修や営業など動画を制作する目的は異なりますが、どの動画でも一度制作すれば内容が古くならない限り、継続的に利用できます。視聴者が理解できるまで繰り返し再生することもできるため、人的コストをかけずに企業やサービスの理解を促すことも可能です。
コミュニケーションを活性化させる具体的な動画活用方法とは
動画を活用してコミュニケーションを活性させる場合、社外向けと社内向けで活用する場面が異なります。そのため、目的に合わせて適切な場面での動画発信が重要になります。
社外向けの場合、会社PR、サイト運営（会社や事業の説明）、採用活動で利用される傾向にあります。会社PRではサービスの説明やデモンストレーション、セミナー、プレスリリースなどで利用され、自社が提供しているサービスや商品に関連する説明や解説を動画にして訴求できます。
サイト運営では商品紹介だけでなく会社や事業の説明、代表インタビューなどサイト運営時にコンテンツの紹介や補足に活用されます。サイト内で伝えたい情報を細かい部分まで発信できます。
採用活動でも動画は有効です。社員インタビューや業務の流れ、オフィス紹介など具体的なイメージを持たせたい場合で効果を発揮します。リアルな情報を訴求しやすい形にまとめて伝えられるというメリットがあります。
社内向けの場合、社内報や企業理念や特別なメッセージを伝える際に有用です。普段は交流のない他部署の生き生きとした業務への取り組みが社内報で見られるようになると、士気の高揚や社内コミュニケーションの向上に役立ちます。企業理念や年頭挨拶、就任挨拶などの特別なメッセージも、より強い印象を与えられるので、従業員の理解促進に寄与します。
また、動画コンテンツは異なる時間軸にいる視聴者に対しても、情報に対する認識のギャップを防ぎ、正確なコミュニケーションを実現します。
動画を社内コミュニケーションツールとして導入する方法
動画を社内コミュニケーションに活用する場合、「社内報」「社内研修」「情報共有」といった形で主に使用されます。動画を導入する際には、それぞれの活用シーンを具体的にイメージできるように目的を明確にすることが重要です。
① 利用目的を明確にする
最初に明確な利用目的を定めます。既存の業務で発生している課題や、導入後に実現できることなどをチーム全体に共有し、目的を明確にしましょう。
例えば、社内コミュニケーションの伝達性を上げたい場合、動画は文字や画像と比べて送り手の意図が正確に伝わるため、受け取る側が間違った理解をすることを防ぎ、雰囲気や細かなニュアンスも共有できます。また、離れた地域に複数拠点を展開しているとしても、同タイミングで同じ内容の情報を発信できます。
このように、導入目的を定める時は、具体的なイメージを思い浮かべられるようにすることが重要です。
② システム環境を整える
「既存システムと連携可能か」、「視聴環境が整っているか」、「セキュリティ対策は万全か」といったシステム環境を導入前に整えることが必要です。
従業員が「いつ」「どこで」「どのデバイスから」動画を視聴するのかを明確にすることで、通信環境や画質、ファイル形式、保存方法、配信システム、利用するソリューション、アプリとの連携、セキュリティ方法などの方向性を定められます。また、動画配信の仕組みが既存システムと連携できることを事前に確認しておくと、導入後に動画配信ができないという事態を防止できます。
③ 運用計画を立てる
動画の活用は企画して終了ではなく、継続的な運用をし続ける必要があります。持続可能な運用体制の構築は企画段階から視野に入れておくことが大切です。運用は動画制作におけるスケジュールの管理方法や撮影、編集といった制作プロセス、動画の公開、管理、告知方法や効果検証といったフェーズに分けられ、これら全てを実行できるような体制が求められます。社内で実施する領域と社外に依頼する領域も明確にし、運用計画をしっかりと立てることで、動画コミュニケーションを一度きりの企画にせずに運用し続けることが容易になります。
また、制作には専門性の高いスキルが必要になることもあるため、外注を視野に入れることもおすすめします。
動画をコミュニケーションツールとして導入する際にかかるコスト・予算とは
株式会社Jストリームが調査報告した『コロナ環境下における動画活用に関する調査』によると66.9％の企業が100万円未満と回答しています。
弊社、ヒューマンセントリックスにおいても18万円からサービスを提供しています。詳しくは動画制作価格ページをご確認ください。
コロナ禍における企業での動画活用の効果・評価について
Jストリームの調査では、88.2%の人が新型コロナ対策として少なからず有効だったと回答しています。
動画を活用することで、対面での接触を避けたコミュニケーションが可能になるため、新型コロナウイルスの対策としても効果的です。会社説明・デモ動画・実演販売を動画で行うことで、営業活動はテレワーク化でも高い精度で行えるようになり、商品の魅力を正確に伝えられるようになりました。また、社内コミュニケーションも動画を活用したことで非対面でも齟齬のない関係性構築が実現できています。
例えば大手航空会社の日本航空（JAL）は動画配信ソリューションを導入し、従業員に対する社内報や業務マニュアル、教育訓練を動画化することで、シフト勤務であっても適切なコミュニケーションを取れるようになりました。特に動画マニュアルの活用はコロナ禍における非対面での作業において効率的なコミュニケーションを実現しています。
まとめ
動画は他の媒体よりも伝達能力が高く、細かなニュアンスまで伝えられるため、誤解を生みにくいコミュニケーションが図れます。さらに、動画の性質上、時間や場所が限定されず、視聴者側のタイミングで閲覧できるので、コミュニケーションが取りやすい点もポイントです。一度制作すれば持続して活用できるため、人的コストを抑えながら情報を発信できるというメリットがあります。
実際に動画を活用する際は、適切な運用計画を立て、継続的に動画活用できる環境の構築が重要です。そのため、社内で対応する領域と外部に依頼する領域を明確に定め、運用体制を設計しましょう。
