これまで、セミナーや会議といえば会議室やホールなどを借りて行うのが一般的でした。しかし、最近のセミナーはインターネット回線を利用したZoom（ズーム）というツールを使って行う手法が増えています。この記事では、オンラインセミナーを開催したい人に向けた、Zoomの設定や準備方法、集客について解説します。
なぜ今セミナーにZoomが使用されるのか
Zoomとは、場所や端末を問わずにWeb会議やオンラインセミナーを実施できるクラウドサービスです。インターネットが利用できるところであればどこからでも参加可能なため、新型コロナウイルスの感染拡大防止対策の1つとして、需要も拡大しています。以下ではZoomが使用される理由について解説します。
会場型とちがいユーザーが簡単に参加できる
Zoomでのセミナーは会場型と異なり、参加者は開催場所まで足を運ぶ必要がありません。参加したいセミナーがあっても、遠方のため参加をあきらめる必要がなくなるのです。また、新型コロナウイルスの感染拡大防止のため、外出を控えていても参加が可能なため、会場型のセミナーよりZoomのセミナーの方が気軽に参加しやすいと言えるでしょう。
準備や運営が簡単
Zoomは準備や運営が非常に簡単なのも使用する人が増加している理由の1つでしょう。主催者は会議室を借りる必要がないので、そのための手配やコストも抑えられます。環境さえ整えられれば自宅で行うことも可能です。
本来ならば当日は会場の設営や撤収があり、人手も必要になりますが、それらが不要となる点もメリットでしょう。また、特にこだわらなければ、今手元にあるパソコンやスマートフォンを使っても開催できるので、その場合はツール利用料だけで済みます。また、セミナーはオンラインで行われるので、北海道や関東、関西、九州などと地域を変えて同講演を開催する必要はなく、1度の開催で完了します。
セミナー動画はあとから自由に閲覧可能
実施したセミナーは録画して保存できます。つまり1度開催してしまえば、それを録画した動画を自社サイトなどに掲載し、ユーザーにいつでも閲覧してもらえるようになります。
例えば参加者は、何らかの都合で参加できなかった場合や、再度復習したい場合などでも、何度でも見返せます。そのため、非常に高い便利性を感じてもらえるでしょう。また、会員制のオンラインサロンなどで活用する場合には、会員特典として特定の動画の視聴権を配るという利用も可能です。
Zoomの基本的な性能
Zoomはインターネットを使ったWebミーティングを開催できるアプリケーションです。Zoomは、以前から使われてきたツールですが、コロナ禍で急激に利用者が増え、機能も改良されてきたことで、現在ではより多くの人に利用されるようになっています。
ZoomはWindowsパソコンやMac、iOS、Androidなど、端末やOSを問わず利用可能です。現代社会では多くの人がスマートフォンを所有していたり、インターネットが身近になっていたりするので、Zoomは参加しやすいツールと言えるでしょう。
また基本的には、参加者は特に会員登録の必要などはなく、主催者から送られてきたリンクをクリックするだけで参加できるため、難しい操作は一切要求されません。
主催者は会員登録が必要ですが、公式サイトから手順通りに進めていくだけなので、簡単に登録できます。
ZoomミーティングとZoomビデオウェビナー
Zoomは、 ZoomミーティングとZoomビデオウェビナーの2種類があり、できることや目的が異なります。以下ではそれぞれの特徴について詳しく解説します。
ZoomミーティングとZoomビデオウェビナーの比較
Zoomミーティングは無料プランと有料プランがありますが、その違いは「利用可能時間・利用可能人数・機能制限」などです。
無料プランは、3人以上の参加者がいる場合は40分まで利用でき、最大人数は100人までです。また、録画したデータはパソコンなどのローカルエリアに保存可能です。一方有料プランにした場合、時間制限がなくなり、利用者も最大500人まで参加可能です。
Zoomミーティングは2名以上から利用でき、参加者全員がホストと同じように発言をしたり、参加者リストの閲覧をしたり、ファイルを転送したりといったことが可能です。また、参加者をグループ分けして（ブレークアウトルーム ）ディスカッションできる機能も便利でしょう。
そのほか、バーチャル背景機能が搭載されているので、Zoomミーティングを自宅で利用する場合、背景を部屋以外の画像と差し替えられます。
ただ、このバーチャル機能を使う場合は使用するパソコンやスマートフォンに一定のスペックが必要です。また、バーチャル機能のクオリティを上げたい場合は、グリーンスクリーンと呼ばれる緑色の大きな布や紙を用意し、背景として設置する必要があります。壁などに緑色の大きな布をシワなく貼り付け、その前に自分が座るようにするとうまくバーチャル背景を使えます。
一方、Zoomビデオウェビナーは、参加者をホスト、パネリスト、視聴者の3種類に分けられ、利用する場合は有料です。発言はホストとパネリストから行われ、視聴者はホストが許可を出さなければマイク機能は使えません。
人数は「最大1万人まで」と大人数で利用でき、参加者リストはホストとパネリストのみ閲覧可能です。Zoomビデオウェビナーも、Zoomミーティング同様、バーチャル背景機能が利用できます。
セミナーで使えるZoomの機能
Zoomミーティングではセミナーの参加者全員、誰でもマイク機能やビデオ機能が使えます。顔を出したくない場合や、環境的に音は拾われたくないけれど話だけ聞きたいという場合は、自分でビデオ機能やマイク機能をオフにできます。画面の共有も可能です。
しかし、参加者リストには Zoomに登録した自分の名前が表示されるのでその点は覚えておきましょう。
Zoomビデオウェビナーは有料プランのみで、さまざまな権限をホストが所有しています。参加者がビデオやマイクの操作、画面共有を行うには、ホストの許可が必要です。そのため、どちらかというと「ホストがきっちり管理したセミナーを行いたい」という場合に、便利なツールと言えるでしょう。
Zoomオンラインセミナーのポイントは「集客」
前述しましたが、Zoomはインターネットが利用できる場所であれば、世界中どこからでも参加可能です。
開催するためには日頃からSNSやブログ、Webサイトなどを活用してフォロワーを集めたり、フォロワーとやり取りをして信頼関係を構築したりしておくと、よりよいでしょう。
あらかじめ上記のような準備をしておかないと、せっかくセミナーを開催したとしても集客に失敗してしまう恐れが高くなります。企業であれば、YouTube広告やFacebook広告などを使い、宣伝する方法も有効です。
Zoomオンラインセミナーの開催方法
Zoomオンラインセミナーの開催方法には「即時開催」と「予約開催」の2種類があります。
あらかじめ日時が決まっているオンラインセミナーの場合は「予約開催」の機能を使うのが一般的です。ここではZoomオンラインセミナーの開催予約を設定する方法を紹介します。
Zoomで開催予約を設定する
最初にZoomのアカウントを作成します。
- Zoomの公式サイトの「サインアップは無料です」をクリックする
- 「検証のために、誕生日を確認してください。」というメッセージが表示されるので、自分の生年月日を選択する
- 「仕事用メールアドレス」の欄にメールアドレスを入力して「サインアップ」をクリックする
- 入力したアドレス宛にZoomからメールがくるので「アクティブなアカウント」をクリックする
- 「Zoomへようこそ」という画面が表示されたら、名前とパスワードを入力し、「続ける」をクリックする
- 「仲間を増やしましょう。」と表示されますが、ここはスキップし「私はロボットではありません」にチェックを入れる
- クイズのようなものが表示されるので、画面の指示にしたがってクリックする
- 最後に「確認」ボタンをクリックする
これでアカウントの作成は完了です。
次にログイン後画面右上の「新しいミーティングをスケジュールする」をクリックし、ミーティングを設定します。その際に開催日時やパスワードなどを入力します。
最後に開催予約を設定したら、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーなどを利用して参加者を招待しましょう。「ミーティングの招待状をコピー」ボタンをクリックすれば、参加者宛にメールで案内も送付できます。
Zoomでセミナーを開催
Zoomセミナーを開催する場合、まずセミナーの内容や目的、ターゲットなどを明確にして、しっかりとした企画を立てることが重要です。この際、ターゲットとなる参加者がどんなメリットを享受できるのかを熟考しましょう。内容が決まったら、セミナーの構成を考え、資料やスライドを用意します。
Zoomには画面共有機能があり、その機能を使えば参加者全員に資料やスライドを表示できます。資料を作る際は、余白部分をしっかり取るのがポイントです。なぜならパソコンとスマートフォン、タブレットなど、参加者がどんな端末を使用するのかわからないためです。もし余白部分をあまりとらずに作成してしまうと、参加者によっては、画面から資料が見切れてしまうことがあります。
また、セミナーの開催日についてもしっかり検討しましょう。主婦向けのセミナーであれば平日の昼間、会従業員向けなら平日の夜や土日など、ターゲットのライフスタイルを考慮して設定するのがおすすめです。
ホストは参加者の入室許可や、参加者音声のミュート、参加者のビデオ停止などといったさまざまな権限を持っています。これらを用いて、安定したセミナー展開を心がけてください。
また録画機能を用いて、セミナーを動画として残しておくことも重要です。のちに有料の動画コンテンツとして自社サイトに掲載することや、動画の抜粋をSNSに掲載し次回セミナーを宣伝するなど、さまざまな方法で活用していきましょう。
まとめ
オンラインセミナーを開催したい人のために、Zoomの設定や準備方法、集客について解説しました。パソコンやスマートフォンなど、今ある端末を使い、無料プランのZoomを利用すれば、コストをかけずにオンラインセミナーを開催することも可能です。
また、Zoomを利用すれば、会場を借りる手配や設営準備、撤収などといった手間もかかりません。
Zoomセミナーを開催する場合は、事前にSNSでフォロワーを集めてしっかりと告知し、きちんと企画を練って開催するようにしましょう。
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